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第二百零八节 采购的那点事

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    参加完领导力培训的张帆刚回到自己的办公室,小美就打内线电话说采购经理戴比要见他。张帆觉得有点纳闷:他刚才在会议室里呆了几个小时,就坐在戴比的边上,当时她一直没说什么;现在要在办公室里单独谈,估计是一些敏感的事情。

    两人坐下以后,戴比一脸不安地说:“老板,向你报告一件事情:前两天我们部门的采购工程师吴启新被供应商XD公司实名举报了,说他利用职务之便向这家供应商索贿。”

    张帆只是“哦”了一下,然后问道:“事实调查清楚了吗?”

    “我们接到XD公司的实名举报之后,跟人力资源部一起,首先约谈了XD公司的销售主要负责人。取得了相关的证据之后,再当面约谈了吴启新本人。在众多证据面前,吴启新也对自己的所作所为供认不讳了。” 戴比说道。

    “事情经过都了解清楚了吗?” 张帆又问道。

    “其实这个事情的经过并不复杂。那家XD公司想多拿一点采购订单,于是经常拉着吴启新出去吃饭、喝酒。在吴启新的多次暗示之下,XD公司送了一些现金贿赂他。但不知道怎么回事,吴启新收到钱之后却并没有刻意照顾XD公司。XD公司的人认为吴启新只拿钱不办事,恼羞成怒之下就把他举报了。”戴比把事情经过简单地说了一下。

    张帆点了点头,淡淡地说:“我们公司的《商业行为准则》对这方面的行为,作了非常详细的规定。你只要把事实搞清楚,跟人力资源部取得联系,并做相应处理就可以了。”

    “可是这半年里,这种事情在我们公司已经发生了五起了!为此公司开除了不少采购工程师,对我们采购部门的日常工作造成了极大的影响。所以我这一次要向你请教一下:今后如何防止收受供应商贿赂的事情再次发生?”戴比用迷茫的眼神看着张帆说。

    张帆微微一笑,却没有直接回答她的问题,而是反问:“你们部门为了防止采购工程师利用职务之便收受供应商的贿赂,之前是怎么做的?”

    “为了防止采购工程师与自己负责的供应商形成长期的合作关系,导致腐败现象的出现,我们通常对采购工程师实行定期换岗、定期调整工作岗位和工作内容。”戴比回答说。

    “这种做法的假设是:长时间地跟供应商接触,会让他们形成利益共同体;短时间内与供应商的接触是没有问题的。但你有没有发现?这个吴启新的入职时间很短,就已经出问题了,说明这个措施不完全有效。”张帆一针见血地评论道。

    “你的意思是说这种换岗的做法没有效果,我们今后不再采用了?”戴比的表情有点迷茫。

    “我不是这个意思!定期对采购人员进行轮换,能有效地避免采购人员跟供应商之间建立长期利益关系,避免采购人员出现大的问题;由于采购员无法跟供应商建立长期关系,供应商也会大大降低给回扣的积极性;这样做还可以对采购员的工作进行更全面、更细致的考察,让采购员拿回扣的风险加大。但是,光光这样做还不够。”张帆解释说。

    “另外,对于价值超过2000块的物品采购,我们还要求进行‘三方报价’。” 戴比又补充说。

    “其实很多公司也是按照‘三方报价’的方式来采购物料的,但实际上三家供应商报多少价格,都掌握在采购员一个人手上。往往有些采购员采用的方法是找几个报价高的厂家作标准,从而轻易地让自

    己的关系户报一个略低的价格、达到中标的目的。有些公司甚至有层层审批的制度,基本也是流于形式。”

    “那我们应该怎么办呢?” 戴比问道。

    “对采购员的采购工作进行适当的监督非常有必要。就拿报价环节来说,采购价格不能由供应商口头报价,最好是传真方式或邮件方式,把价格报送给与采购员无关的人员或者专设的采购邮箱上,以避免采购员暗中操作价格。而且传真件最好复印留存,以备查阅、复核价格。对经常采购的供应商要在一定时间后再找类似供应商询价,否则长期采购某一供应商的产品容易造成价格垄断,采购价格应当随行就市,不能一成不变。”

    “我觉得就算采购员操作不了价格,也会向相关供应商通气并收受回扣的。”

    “如果你制定出严格的、适合的采购程序,分散采购员的决策权限,也可以降低采购吃回扣的几率。比如说,重大采购项目要由两个以上人员负责;大宗采购或者重要的部件采购,集体决策;采购员和相关负责采购的设备技术、支持人员不能交往密切,说白了采购和相关人员应是相互制约的关系。这种事情是可以避免的,就是有点难。”

    “是啊!我为此也伤透了脑筋。有些新来的采购工程师直接就跟我说,拿回扣是采购业内‘公开的秘密’,他们认为‘有回扣拿,不拿白不拿’,只要不给公司带来经济损失,又增加了采购员的额外收入,这好像是一件很正常的事情。为此我不得不一而再、再而三地拿公司的《商业行为准则》给他们进行教育,但是效果并不明显。”戴比叹了一口气说。

    张帆一... -->>
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